효과적인 제안서 작성 방법

효과적인 제안서 작성 방법 :

제안서를 보내십시오.”
이 문장만큼 영업 종사자들을 희망에 들뜨게도 두렵게도 하는 말은 없을 것이다.
한편으로는 신규수익에 대한 간단한 목록을 만들기도 하고, 다른 한편으로는 방대한 양의 자료를 정리하여 작성한
제안서의 댓가가 거절이라는 허무한 결과로 돌아오기도 한다. 기업들은 사업분야에서 우위를 차지하고자 엄청난
자원을 쏟지만, 미래에 대한 전망과 실질적인 계약 사이에 ‘마지막 1걸음’을 남겨둔 채로 시간과 노력을 투자하는데
게을러지기도 한다. 실패는 효과적인 제안을 전달하는 능력 부족으로 인해서 나오는 결과일 경우가 많다.


안타까운 일이다. 제안은 최고의 브랜드전략과 영업 도구가 될 수 있다. 그러나 빈번히 FedEx가 집어가기 바로
직전까지도 진부한 말들로 뒤엉켜 있다. 기업은 제안서에도 브랜드 캠페인에서와 똑같은 실수를 반복하게 된다.
문제는 당신이나 당신의 능력이 아니다. 제안서란 사업의 핵심에 대한 이해를 반영하며, 미래를 위한 해결책이 되어야 한다. 중요하게도, 제안서는 관계형성의 시작이고, 계약의 궁극적인 성공은 제안서에서 말한 내용에 달려있다. 성공적인 제안서는 FedEx가 현관에서 그것을 집어 가기 전에, 효과적으로 고객의 생각과 소통하고 신뢰성과
업무 수행도를 확실히 하는 과정을 따르는 것 모두를 요구한다.


실패의 씨앗은 제안서가 만들어지기 이전에 이미 종종 심어져 있다. 많은 제안서들은 마치 4학년짜리가 손을 들고
“저요, 저요”라고 외치는 것과 같은 태도와 관점으로 쓰여졌다. 제안서는 왜 그 회사를 선택해야만 하는가 하는
이유에 집중적으로 초점을 맞춘다. 그러나 그것은 고객이 원하는 것이 아니다.


회사들은 제안서가 선택의 가장 빠른 길이라고 생각하는 반면에, 잠재 고객은 거절하기 위한 방법으로 삼는다.
잠재 고객들이 제안서 더미를 검토할 때, 자격 없는 제안서에 대한 이유를 먼저 찾는데 그러한 것들은 “성공”,
“공약” 그리고 “만족” 에 대한 차별화 되지 않고 증명되지 않은 채 작성된 것들이다.


제안서 필수 항목(Request for proposal : RFP)의 지침서를 따르지 않았다면? 쓰레기통에 버려라.
너무 길다면? 인생은 너무 짧다. 판에 박힌 말들로 가득 찼다면? 다음!


당신의 제안서가 옆으로 제 껴지는 것을 막기 위해서, 제안서 준비를 시작하자마자 자신을 잠재 고객의 신발에 놓아라. 모든 성공적인 제안서는 대부분 두 가지 유형으로 나뉜다. 성공적인 제안서는 좋은 기회를 생성하거나, 문제점을 좀 더 쉽거나 경제적인 비용으로 해결하거나 둘 중 하나인 경우가 많다.


제안서의 모든 것이 설득적이어야 하고, 담당자가 당신의 제안서를 상부에 올릴 수 있도록 작성해야 한다.
그러기 위해서는 가장 흔히 저지르는 초보자적 실수를 제거 시켜야 한다. 제안서의 서두에 개인/기업의 연혁이나
역사의 반복적 나열로 시작하는 실수. (간단한 시험을 통해서 판단할 수 있다: ‘우리’와 ‘당신’이란 단어가 사용된
빈도를 비교 해보라. 만약 ‘우리’가 ‘당신’보다 더 많다면, 표지내용을 재활용한 것에 대한 변명을 만들어 두어야
할 것이다. )


제안서 작성과정은 종종 제안서 필수항목으로 시작한다. 주의 깊게 읽어라. 한번이 아니라 두 번 세 번 읽으라.
그런 다음, 글자 크기를 줄이고, 여백이나 제본에 필요한 지침 등을 주의 깊게 따라라.

지침서의 요구조건에 대해서 깊은 주의를 기울이도록 하라. 잠재 고객은 능력과 장래성을 나란히 비교하는 측정기준을 신속하게 개발하는데 이 요구조건을 활용한다. (사실, 유용한 요령이란 당신이 가진 능력과 해결책, 제안서의 참조사항, 체크사항과 첨가를 적기 위한 공간, 잠재고객의 요구조건을 명확히 하는 응답 모형을 개발하는 것이다.)

만약 필수항목을 포함하는 것이 불가능하다면, 추가적인 정보나 필요조건을 요구한다. 그러한 정보를 제공하지
않으려 하는 후보자를 경계하라. 계약이 성립된 후에라도 문제가 생길 수 있는 관계가 될 가능성이 있다. 제안서를
쓰는 것만큼의 시간을 연구조사와 실행 계획수립과 분석에 투자해야 한다. 실행을 할 것인가/말 것인가에 대한 결정도 포함시켜라. 제안서를 만드는 것은 수만 달러가 들 수 있고 때로는 결과나 전망이 그 수고 만큼의 가치가 없을 수도 있다.

실행계획에는 예산(제안서 개발예산은 잠재적 성공의 3% 이상을 초과해서는 안 된다.), 책임부서와 일정계획표 등을 포함해야 한다. 몇몇 공급자는 자체적인 해결책이나, 정보 수집, 진행속도 분석, 그리고 업무 흐름 및 궤도 수정을 촉진시키는 소프트 웨어를 제공한다. 이러한 “가상 제안서”의 제시는 비용에 따라 입찰이 결정되는 다량의 제안서 작성에 가장 적절하다. 제안서를 작성하기 위한 모든 고생에도 불구하고, 단지 3가지 요소만이 초반에 읽혀질
가능성이 많다. : 표지, 실행계획 요약, 가격이다.

>표지를 통해서 관계형성을 논의하고, 계약을 요청하라.
>실무요약은 독특한 양식을 가진다. 사업소개나 결론이 아니라, 비용을 포함하는 간단한 개요이다.
>가격을 눈에 띄게 책정한다. 그러나, 그 가격이 가져 다 주는 것이 무엇인지를 명확하게 밝히도록 한다.


때로는 프로젝트를 몇 개의 문장으로 나누어서, 과거의 경험에 비추어 미래의 지출을 포함하게 되면, 도움이 된다.


다른 요령들은:


1. 간단하게 작성하라
그랜트 장군이 미국의 남북전쟁에서 이길 수 있었던 이유 중 한가지는, 전쟁지침서를 작성하면서 그의
야전 사령관들이 절대로 잘못 이해할 수 없을 때까지 쓰고 또 쓰고 퇴고하기를 거듭했기 때문이다. 제안서를 작성함에 있어서도 그런 명확성을 가지고 중고등학생 수준으로 쓰라. 앞으로의 전망에 아무런 의미가 없는 “독창적인 권한” 등의 문구는 버려라. 읽는 사람과 의사 소통하는 유용한 머리말과 부제를 써라. 핵심을 설명하기 위해 그림과 표를 이용하고, 주제와 관계없는 자료(회사 연혁)는 부록에 첨부하라.


2. 소비자에게 맞춤화 하고 개별화하라
틀에 박힌 진부한 것을 햄 이름인 ‘스팸’의 예처럼 유명하게 만들어라. 소비자 맞춤화는 의뢰인 조회, 팀의 이력 그리고 당신의 경력에 확대 적용되어야 한다. “우리 팀은 당신의 성공에 기여합니다” 와 같은 일반화를 피해야 한다.
더 나은 것은 : “무역전시회 XYZ에서 당신은 연설할 기회를 갖게 될 것이고, 고객 보유력이 최소 10% 증가하게
될 것입니다.” 이렇게 관련 세부사항을 제공한다. : “온라인을 통한 보충 자료와 50쪽의 교육적 매뉴얼”이
“교육과 양성” 보다 효과가 크다.


3. 사후 분석을 수행하라
성패의 원인을 분석하라. 성공요인을 분석하는 것은 의뢰인의 기대를 명확히 하고, 미래의 성공을 향해 나아가게 한다. 실패요인을 분석하여 실수를 찾아내고 미래의 관계를 잠재적으로 열어준다. 질문 내용을 명확하게 하라.
“목표한 시장을 놓쳤는가”라는 질문이 “우리가 패배한 이유가 무엇인가?” 보다 낫다. 장기적으로, 만약 제안서작성의 과정이 있다면 성공률은 현저하게 증가될 것이다. 제안서가 영업부 내부 혹은 외부에서 작성되어야 하는지에 대해 논의가 계속되고 있음에도 불구하고, 책임의 60%는 제안서 개발과 실행에 집중되어 있고, 20%는 리서치와 제작에 필요한 제안서 기본 정보, 10%는 경로와 제안서 추적, 그리고 10%는 성패의 원인과 성공률, 제안서 개발 비용을
분석하는 것이다.

출처 : 비즈스킬(www.bizskill.co.kr)