수요일을 활용해서 업무 효율 극대화하기

수요일을 활용해서 업무 효율 극대화하기

정리_이원호(ejcoss@dreamwiz.com)
 참고 도서 : 당신의 성공은 수요일에 결정된다(아라카와 나미, 엘도라도)

당신의 수요일은 안녕하신가요?

 우리는 흔히 일주일 단위로 생활한다. 업무만 따진다면, 5일 단위로 끊어서 산다. 하지만, 이런 통념에서 벗어나 일주일을 전반전과 후반전으로 나누어 보면 어떨까. 즉, '월'화'와 '목'금'으로 나누는 것이다. 전반전과 후반전을 지원하고 아울러 나만의 시간을 갖는 날로서 수요일을 남겨 두자. 그러면 더 짧은 시간에 더 많은 일을 처리하게 되며, 여유 시간도 생긴다.

음식을 요리할 때는 여러 가지 재료를 뒤섞게 된다. 그런데 맛을 낼 때 중요한 것은, 여러 가지를 섞긴 하지만 저마다 따로 조리해야 한다는 것이다. 그러면 재료들을 섞어 놓아도 각각의 맛이 살아 있게 된다. 처음부터 마구잡이로 섞어서 요리하면, 각 재료의 맛이 다 죽어버려 요리의 맛이 떨어지는 것이다.

시간도 마찬가지다. 시간을 다 터서 통으로 쓰면, 온갖 일이 뒤죽박죽 되어 버린다. 뭐 하나 제대로 되는 일 없이 세월만 가는 것이다. 일주일을 열어서 하나로 쓰면 그 안에 여러 가지 일이 섞여 버리는 것이다.

그렇다면, 요리 재료를 미리 각각 조리해 두듯, 한 주의 시간도 나누어 처리하면 어떨까. 즉, 수요일을 분기점으로 월요일과 화요일은 전반전, 목요일과 금요일은 후반전으로 나누는 것이다. 주말은 또 다른 시간으로 남겨 둔다.

그 주에 해야 할 모든 업무는 전반전이나 후반전에 모두 처리해야 한다. 시간이 모자라지 않겠느냐고? 여기에 바로 시간 활용의 묘미가 있다. 일할 때 시간이 모자라다고 하는 사람은, 시간이 많아도 모자라다고 느낀다. 늘 시간에 맞춰서 일하는 사람은, 시간이 줄어도 늦지 않는다. 즉, 닷새 가운데 하루를 빼면, 나흘 만에 일을 마치는 효율적인 방법을 찾아내게 되는 것이다. 게다가, 일하면서 쓸데없이 보내는 시간이 확 줄어드는 것도 알게 된다.

한 주를 나누어 생활하면, 시간 관리에 대한 생각과 행동이 전혀 달라진다. 업무 태도에 집중력이 생기고, 성과가 높아진다. '이번 주 안으로 처리해야지' 하는 안일한 생각 대신에 '당장 시작하자!' 하는 적극적인 자세가 마음에 싹튼다. 이틀씩 묶은 한 단위마다 처리해야 할 일을 따로 정해 두었기 때문이다. 업무를 분석하고 일정을 짜는 작업도, 막연하지 않고 구체적으로 이루어지게 된다. 그간 소홀히 여겼던 시간 개념이 달라지고, 하루하루가 소중해진다.

일주일을 전반'후반으로 나눈다

수요일은 '월'화'와 '목'금' 단위를 잇는 가운데에 놓여 있다. 수요일을 이들 단위를 지원하는 데 쓰는 것도 좋은 방법이다. '월'화' 단위에서 처리하지 못한 일이 있다면, 수요일 오전에 처리한다. 그런데 오전까지도 일을 마무리하지 못했다면, 수요일 오후까지 질질 끌기보다는 과감하게 일손을 놓는다. 그리고 다음 주 '월'화' 단위로 넘긴다. 수요일 오전 시간의 지원으로 일이 마무리가 안 된다는 건, '월'화' 단위의 업무 짜임에 문제가 있다는 뜻이다. 이틀 만에 끝나지 않을 일이라면 처음부터 업무 기간을 길게 마련해야 한다.

수요일 오후는 '목'금' 단위를 준비하는 시간으로 활용하면 좋다. '월'화' 단위를 뒤처리하는 데에만 수요일을 모두 써 버린다면, 화요일을 연장한 것에 지나지 않는다. 이렇게 되면 '목'금' 단위를 준비하지 못하게 되어 업무에 지장이 생긴다. 따라서 한 주를 둘로 나누어 쓰는 목적이 사라지고 만다. 새로운 시간관리 습관이 몸에 배지 않은 채 똑같은 일주일이 지루하게 되풀이될 뿐이다.

단위를 나누어 일하는 방식에 익숙해지면 일 처리가 빨라지고 업무의 질도 높아져, 수요일 오전만으로도 '월'화' 단위를 충분히 지원할 수 있게 된다. 그렇게 되면 오후에는 기분을 바꿔 '목'금' 단위를 준비하기가 한결 쉬워진다. 어쩔 수 없는 만남이나 회의에 시간을 보내야 하는 일이 생길 수도 있다. 그런 상황이 벌어지더라도 수요일을 슬기롭게 나누어, '월'화'와 '목'금'에 처리해야 할 일을 준비하기 바란다.

수요일에는 일찍 출근하라

수요일 아침에는 다른 날보다 한두 시간 일찍 출근하기를 권한다. 이렇게 말하면, '그렇잖아도 피곤해 죽겠는데 어떻게 그래요?' 하는 사람이 있을지도 모른다. 그래도 속는 셈치고 한번 수요일에 일찍 출근해 보라.

회사에 일찍 온 당신, 무엇부터 할까. 우선, 공동 업무에 쫓겨 아직 처리하지 못한 작업, 그리 중요하지 않으면서 시간만 잡아먹는 일을 먼저 처리한다. 그리고 자신만의 시간을 갖는다. 

이렇게 하루를 시작하면, 본격적인 업무 시간에 허드렛일로 낭비되는 시간이 줄어 시간 관리가 한결 여유로워진다. 자신만의 시간이 많아지면, 분명치 않았던 계획이 또렷해지고 새로운 아이디어가 샘솟아, 그동안 누리지 못했던 긍정의 에너지가 당신 삶을 지배할 것이다. 무엇보다 일주일이 편해지는 경험을 맛볼 것이다.

자기만의 시간을 가지려고 일부러 회사가 아닌 다른 장소를 고르는 것도 생각해 볼 수 있다. 일찍 출근했다가 상사에게 붙들려 업무가 늘어날 수도 있기 때문이다. 어떤 자동차 영업사원은 수요일마다 출근 시간을 한 시간 반이나 앞당겼다. 그는 회사로 가는 버스에 앉아 '월''화' 단위에서 마무리하지 못한 업무를 확인하거나, '목''금' 단위를 준비하려고 자료를 훑어본다. 그리고 회사 가까운 카페에 들어가 노트북으로 영업보고서를 작성하거나 스케줄을 정리하고, 자질구레한 업무를 처리하기도 한다. 평소에 바빠서 하지 못했던 것, 즉 고객에게 엽서를 쓰는 일도 하게 되었다.

수요일은 주변을 정리하는 날이다

수요일에 반드시 해야 할 일이 있다. 바로 책상 정리다. 아침이든 저녁이든 수요일에는 반드시 책상을 정리해, 한 주의 전반과 후반을 확실히 나누어야 한다.

정리라고 해서 너무 꼼꼼할 필요는 없다. 시간을 많이 잡아먹는 것도 아니다. 크고 튼튼한 종이상자나 종이봉투를 마련해서 쓸데없는 물건을 툭툭 던져 넣거나, 제자리에 정리하면 그만이다. '이 자료가 언젠가 필요할지도 몰라' 하는 걱정이 앞서면, 결코 책상을 정리할 수 없다. 깨끗한 책상에서 새로운 '월'화'나 '목'금' 단위를 맞이하고 싶다면, 쓸데없는 물건을 과감하게 버리고 정리하라. 당신이 걱정하는 그 '언젠가'는 좀처럼 오지 않는다.

차마 버릴 수 없는 물건이라면, '보관 상자'에 넣으면 된다. 당신 발밑에 상자 하나를 마련해 두고, 당장 쓰지 않은 물건을 던져 넣는다. 당장 쓰지 않을 잡동사니가 책상을 차지하고 있으면, 자기도 모르는 사이에 별로 중요하지 않은 자료들에 휘둘리게 된다. 책상 위에 필요한 물건만 놓여 있다면, 계획해 둔 업무에 집중하는 데 도움이 된다. 이때 필요한 건 과감함이다. 물건을 잘 버리지 못하는 사람, 결단력이 없는 사람, 걱정이 많은 사람은 책상 위 물건을 좀처럼 상자에 던져 넣지 못한다.

가방도 수요일에 정리한다. 남자들은 검정 가죽가방에 물건을 가득 넣고 다닌다. 중요한 서류를 가방에 넣었는지조차 까맣게 잊고 지내는 수도 많다. 정리 방법은 비슷하다. 가방을 거꾸로 들고 바닥에 모든 물건을 쏟는다. 그리고 다음 주 수요일까지 쓰지 않을 물건은