최고의 제안서 작성법

최고의 제안서 작성법 :

컨설턴트들에게 제안서를 보내 달라는 이야기만큼 즐거운 소식은 없을 것이다.


실제로 제안서를 작성하는 것을 즐기지 않는다고 해도 대부분의 컨설턴트들은 그 기회를 잡으려고 한다.
신나고 수지맞는 일이 기다리고 있다고 생각하기 때문이다.


비즈니스 업계에서 제안서 작성을 주문 받는 것은 고객과 신규 프로젝트에 한걸음 다가가는 일이다.


최고의 제안서란 작성할 필요가 없는 제안서다. 자신이 선호하는 경쟁 이점을 조언해 주고 제안 과정을
모두 줄여버리면 된다. 경쟁이 심한 분야에서는 신규 비즈니스가 진입하기 어렵다. 그러므로 가능하다면
그 위험을 피해보는 것이다.


서비스 제안서를 형식적 문서로 마련해두는 것보다는 확인서를 써주는 것이 비용절감이 된다.
컨설턴트는 공식 제안서 없이 고객과 비즈니스를 개시하지 않는다. 그러므로 확인서를 사용하는 것으로
업무를 시작하겠냐고 문의함으로써 자신을 구별 지을 수 있다. 그렇게 한들 무슨 손해가 있겠는가?


확인서가 제안서와 다른 점은 확인서에는 제안이 아니라 자사의 전문 업무가 서술되어 있다는 것이다.
확인서에는 목적과 범위, 스케쥴, 요금과 결과 등이 나와 있다. 그러나 경쟁 입찰용이 아니기 때문에 자격조건이나
사례연구, 회사에 대한 자세한 설명 같은 다른 요소들은 필요치 않다. 가장 중요한 것은 확인서를 써주게 되면
더 이상 자신에게 유리한 입장만을 주장하지 못한다는 것이다.


그러므로 고객에게 제안서의 경쟁 입찰을 생략하면 어떤 이익이 돌아오는가를 설명하라.


컨설턴트를 선택하는 과정은 시간과 사업에 몰두할 기회를 빼앗아 간다는 점을 지적하라.


자신이 업무수행 능력이 있으며 과정이 길어질수록 비용은 커지고 문제해결은 늦어질 것이라는 점을 강조하라.


한 사례의 경우, 컨설턴트에게 자신의 엔지니어링 부서와 제조 부서 사이의 커뮤니케이션 개선 방법을 문의한
고객이 있었다. 그 고객은 다른 세 군데의 컨설턴트에게도 같은 질문을 던지고 제안서를 기다리고 있었다.


오직 칠판과 분필만을 가지고 첫 번째 컨설턴트는 고객과 세 시간에 걸친 대화를 나누었다. 그렇게 해서
두 집단 사이의 진짜 문제를 끄집어 낼 수 있었으며 고객이 필요로 하는 결과를 산출해낼 계획을 만들고
제안해낼 수 있었다.


회의가 끝날 무렵, 컨설턴트는 작업을 확실히 하기 위해 24시간을 요구했으며 그 작업을 확인하는 확인서를
준비했다. 고객은 동의했으며 바로 다음날 경쟁 입찰 없이 그 컨설턴트에게 일을 맡겼다.


컨설턴트가 프로젝트를 제대로 점검했다면 프로젝트를 확인하겠다고 요구하는 것도 당연한 일이 될 것이다.
고객에게 자신의 능력을 보여준 후에 일을 요구해도 잘못될 것은 없다. 최악의 경우에만 고객이 제안을
거절할 것이다.


조언 12가지

제안서를 꼭 작성해야만 할 때에 명심해야 할 것들이 있다.


한 PR 컨설턴트는 고객에게 장래에 추진할 광고 캠페인에 대한 시험용으로 작은 PR 캠페인의 제안서를
보낸 적이 있다. 회사는 자신들의 자격조건과 프로젝트에 대한 이해, 작업 완수 방식까지 포함시킨
훌륭한 제안서 꾸러미를 제시했다.


그러나 그 제안서를 검토한 고객은 문서에 다른 고객의 이름이 적혀있고 제안서의 여러 군데에 과거 고객의
이름이 사용된 것을 발견했다. 물론 그 고객은 그 제안서를 파일함에 그대로 던져버렸다.


이런 실수를 피하기 위해서는 고객에게 제안서를 보내기 전에 다음 가이드라인을 유념해야 한다:


1. 강력하지만 간결한 업무개요를 작성하라.


2. 방법이나 과정보다 중요한, 결과에 초점을 맞춰라.
고객은 원하는 결과를 얻을 수 있을 때에만 당신이 제시한 방법을 살 것이기 때문이다.


3. 풍부한 아이디어를 제시하라. 아이디어를 사장시키지 말라.
고객에게 자신이 얼마나 혁신적인 사고방식을 가졌는지 과시하라.


4. 제안서는 길이가 아니라 질로 승부한다. 제안서의 무게가 무겁다고 프로젝트가 주어지는 것은 아니다.


5. 제안서의 주제는 컨설턴트가 아니라 고객에 관한 것이어야 한다. 문제 해결을 어떻게 할 것인지에 초점을 맞춰라.


6. “best practice”란 말을 자주 사용하면 창의력이 떨어지는 것처럼 보인다.
다른 고객에게 사용했던 것이 아닌, 현재 고객의 문제에 맞는 한발 앞선 우수한 방식을 찾아내도록 하라.


7. 정확성이 꼭 필요하다. 제안서를 제출하기 전에 모든 데이터를 실증하고 확인하라.


8. 작은 세부점 하나라도 최선을 다하라.
오자를 주의하고 고품격의 재료를 사용하며 제 시간에 고객에게 제안서가 도착하도록 유념하라.


9. 모든 제안서에 이력서를 새로 작성하라. 자격조건과 관련된 능력을 적극 내세워라.
상투적인 이력서는 업무에 적당하지 않다.


10. 제안서를 하루 동안 완벽하게 재검토 한 후 발송하라.


11. 제안서를 통해 자신의 개성이 드러나도록 하라. 고객에게 회사의 감각과 자신의 업무 스타일을 보여줘라.


12. 자신의 진정한 능력을 과장하는 제안서를 만들지 말라. 제안서를 정직하게 만들어라.
그렇지 않으면 예산이 초과되고 고객은 실망하는 비싼 대가를 치를 것이다.


컨설팅에서 제안서를 만드는 것은 필요악이다. 훌륭한 제안서만이 프로젝트를 따낼 수 있다.
다른 과정이 문제없이 진행된다고 해도 형편없는 제안서는 프로젝트를 놓치게 만든다.
최고의 제안서를 만드는 가이드라인을 매 번 숙지하도록 하라.


출처 : 비즈스킬(www.bizskill.co.kr)